B. Insdonesia Surat resmi

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

            Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu melihat seseorang mengirimkan surat kepada orang yang dikehendakinya. Surat merupakan sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis.

            Pada saat seseorang siswa mengirimkan surat kepada gurunya yang menyatakan bahwa dirinya tidak bisa menghadiri atau mengikuti pelajaran yang dilangsungkan pada hari itu berhubungan karena kesehatannya terganggu. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari siswa kepada gurunya. Surat juga berfungsi sebagai wakil penulis dalam hal ini, penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang akan dituju untuk menyampaikan informasi, melainkan diwakili oleh surat.

            Terkadang kita tidak mengerti bagaimana hakikat dan jenis surat serta bahasa yang digunakan dalam membuat surat. Untuk itu dalam makalah ini saya ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka saya menyusun makalah ini dengan judul “Sistematika Penulisan Surat Resmi“.

B.     Rumusan Masalah

Adapun rumusan makalah ini adalah:

1.      Apa pengertian dari surat resmi ?

2.      Apa persyaratan dari surat resmi ?

3.      Bagaimana sistematika penulisan surat resmi ?

C.    Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari makalah ini adalah:

1.      Untuk mengetahui pengertian dari surat resmi

2.      Untuk mengetahui persyaratan dari surat resmi

3.      Untuk mengetahui sistematika penulisan surat resmi

D.    Manfaat Penulisan

Adapun manfaat dari makalah ini adalah:

1.      Dapat menambah pengetahuan dan wawasan mengenai surat resmi

2.      Dapat digunakan sebagai referensi dalam membuat surat resmi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin, 1987:7). Menurut Sudarsa, dkk. (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

B.     Persyaratan Surat Resmi

Surat resmi yang baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu.       Berdasarkan pendapat Semi (1989) dan Sudarsa (1992), dapat dikemukakan bahwa untuk menulis surat yang baik, penulis surat harus memperhatikan hal -hal sebagai berikut :

1.      Surat resmi harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat yang ditulis harus jelas bagi yang membaca.

2.      Surat resmi harus memiliki bahasa yang lugas. Bahasa yang digunakan tidak berbelit-belit. Setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi tertentu, tidak ada kata yang berlebih atau tidak berfungsi.

3.      Surat resmi harus disusun dengan singkat. Supaya tidak menggunakan kertas yang terlalu banyak dan tidak menggunakan waktu yang lama untuk membacanya.

4.      Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap. Informasi yang dituliskan harus informasi yang lengkap dan tepat.

5.      Surat resmi harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik. Dapat memberikan kesan yang menarik dan positif kepada pembaca sehingga pembaca termotivasi untuk menanggapinya dengan baik.

6.      Surat resmi harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya format yang dipilih, ukuran kertas, margin (jarak tepi kertas), susunan alamat, sehingga terlihat sebagai suatu surat yang terencana dan nyaman untuk dilihat.

Adapun ciri-ciri dari surat resmi yaitu :

a.       Menggunakan kop atau kepala surat, apabila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu

b.      Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal

c.       Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan

d.      Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik

e.       Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

C.    Sistematika Penulisan Surat Resmi

Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian, bagian  surat tersebut terdiri atas:

1.      Kepala surat

2.      Tanggal surat

3.      Nomor, lampiran, hal atau perihal

4.      Alamat tujuan (alamat dalam )

5.      Salam pembuka

6.      Isi surat

7.      Salam penutup

8.      Pengirim surat (nama dan tanda tangan )

9.      Tembusan

10.  Inisial (kode singkatan nama)

Kesepuluh bagian surat itu akan dijelaskan satu per satu berikut ini :

1.      Penulisan kepala surat

Kepala surat adalah bagian surat yang dicantumkan pada bagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri dari pengenal (identitas) instansi pengirim surat. Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, lambing atau logo, dan alamat email. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata. Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.

Contoh:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun

Jakarta 13220

Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital,

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA

JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN

JAKARTA 13220

KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558, 4894564

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.       Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat,  Depdikbud, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

b.      Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl, tetapi Jalan.

c.       Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat , yaitu Telepon, bukan Tilpun atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. atau Telp.

d.      Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.

e.       Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat.

f.       Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua.

Sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi tanda titik.

Contoh:

a)      Telepon: 489.655.8

b)      Kotak Pos: 265.5

 Seharusnya ditulis seperti berikut ini:

a)      Telepon 4896558

b)      Kotak Pos 2655

2.      Penulisan Tanggal Surat

Tanggal surat adalah bagian yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun ditulisnya surat tersebut. Tanggal surat ditulis secara lengkap yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tidak boleh diikuti oleh tanda baca apapun, sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November. Bukan Jan, Agt, atau Nov.

 Contoh penulisan tanggal surat yang benar : 22 Maret 2003

3.      Penulisan Nomor, Lampiran, dan Hal

Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, Nomor, Lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Dan Lamp, harus taat asas. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat.Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat.Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Penulisan nomor dan kode surat yang benar:

Nomor:110/U/PPHBI/2003

Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis.Kata lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.

Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan:

Lampiran: satu berkas

Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.

Contoh:

Hal: Permohonan tenaga pengajar

Hal: Penyeragaman bentuk surat

4.      Penulisan Alamat Surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka. Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut:

a.       penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap.

b.      Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya,  bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

c.       Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap.

d.      Kata pada awal nama penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Ibu, Bapak, Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.

e.       Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel, maka kata sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.

f.       Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa ada titik atau titik dua pada akhir kata itu. Namun jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur alamat.

Contoh penulisan alamat surat :

Yth. Bapak Sukoco

Kepala Biro Tata Usaha

Departemen A

Jalan Sarlintan Raya 17

Jakarta

5.      Penulisan Salam Pembuka

Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Pada akhir salam pembuka dibubuhkan tanda koma dan huruf kapital hanya dipakai pada kata awal ungkapan salam.

            Contoh penulisan salam pembuka :

Dengan hormat,

Salam sejahtera,

6.      Penulisan Isi Surat

Isi surat umumnya hanya terdiri dari atas rujukan, tujuan, dan harapan. Ketiga hal ini lazim diungkapakan dalam tiga paragraf. Rujukan atau pengantar isi surat dibuat dalam paragraf pembuka.Tujuan yang betolak dari masalah yang disampaikan dibuat dalam paragraf isi. Harapan termasuk penegasan penulis dibuat dalam paragraf penutup.

7.      Penulisan Salam Penutup

Salam penutup merupakan pernyataan rasa hormat pengirim surat terhadap penerima surat. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma dan huruf kapital hanya dipakai pada kata awal ungkapan salam.

                        Contoh penulisan salam penutup :

                        Hormat saya,

Hormat kami,

Wasalam,

Salam takzim,

8.      Penulisan Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis dibawah tanda tangan. Tanda tangan dibutuhkan sebagai keabsahan dari surat resmi. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut:

a.       Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.

b.      Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

Contoh:

Drs. Doni Susanto,

NIP 130130130

9.      Penulisan Tembusan Surat

Tembusan hanya dicantumkan apabila surat itu memang memerlukan tembusan. Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital (Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digaris bawahi. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.   Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.   Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

Contoh penulisan tembusan :

            Kepala bagian tata usaha

10.  Penulisan Inisial

Inisial (sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan internal di lingkungan pengenal surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.

Contoh penulisan inisial :

HA singkatan nama pengetik: Hidayah Asmuni.

SS singkatan nama pengetik: Sandi Susanty.

RE singkatan nama pengetik : Rahmita Erdila.

PM singkatan nama pengetik : Putri Mardawita.

NU singkatan nama pengetik : Niftah Utami.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

          Dalam pembuatan surat resmi sebaiknya harus memenuhi kaedah-kaedah yang berlaku dalam pembuatan surat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Surat merupakan sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis. Surat dinas atau surat resmi merupakan segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

B.     Saran

Dalam makalah ini, semoga pembaca dapat menggunakan informasinya sebagai bahan referensi untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan mengenai sistematika penulisan surat resmi yang baik dan benar.